1. NASZE WARTOŚCI
Wysoko cenimy naszych gości i zawsze z przyjemnością witamy ich w naszych hotelach. Naszym priorytetem jest zapewnienie wyjątkowego pobytu i niezapomnianych doświadczeń w naszych hotelach na całym świecie. Pełna satysfakcja z usług hoteli Accor i dobra opinia naszych gości są dla nas najważniejsza.
Rozumiemy, że jedną z rzeczy, których nasi goście od nas oczekują, jest ochrona prywatności. Z tego względu opracowaliśmy i stosujemy Zasady ochrony prywatności gości hotelowych, które opisują sposób, w jaki Accor wykorzystuje dane osobowe gości w oparciu o 7 zasad ochrony prywatności w Accor (zwanych dalej „7 zasad ochrony prywatności w Accor”), które określają podstawowe zasady stosowane w Accor, a tym samym w całej Grupie Accor (Accor i spółkach zależnych Accor) na całym świecie.
2. ZGODA NA STOSOWANIE ZASAD OCHRONY PRYWATNOŚCI GOŚCI HOTELOWYCH
Należy dokładnie przeczytać dokument „Zasady ochrony prywatności gości hotelowych” przed podaniem nam jakichkolwiek danych osobowych, tzn. jakichkolwiek informacji zebranych i zarejestrowanych w dowolnym formacie, który pozwala zidentyfikować użytkownika, czy to bezpośrednio (np. za pomocą imienia i nazwiska), czy pośrednio (np. za pomocą numeru telefonu).
Zasady ochrony prywatności gości hotelowych stanowią część warunków regulujących świadczenie usług w hotelach Accor. Zaakceptowanie tych warunków oznacza wyrażenie zgody na stosowanie Zasad ochrony prywatności gości hotelowych.
Accor może wykorzystywać dane osobowe gości do celów marketingowych. W przypadkach wymaganych przez prawo gość jest proszony o wyrażenie jednoznacznej, uprzedniej zgody na otrzymywanie takich materiałów marketingowych.
3. 7 ZASAD OCHRONY PRYWATNOŚCI W ACCOR
Poniższe normy tworzą 7 zasad ochrony prywatności w Accor stosowanych w Grupie Accor na całym świecie.
- Przejrzystość : Podczas zbierania i przetwarzania danych osobowych informujemy, do jakich celów zostaną one użyte i kto będzie ich odbiorcą.
- Legalność : Dane osobowe zbieramy i przetwarzamy wyłącznie do celów wymienionych w niniejszych Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych.
- Stosowność i dokładność : Zbieramy wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do celów przetwarzania danych, określonych w Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych. Dołożymy wszelkich starań, aby zagwarantować, że przechowywane dane są dokładne i aktualne.
- Przechowywanie : Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny dla procesu przetwarzania danych zgodnie z Zasadami ochrony prywatności gości hotelowych oraz wymogami prawa lokalnego.
- Dostęp, Sprostowanie i Sprzeciw : Umożliwiamy dostęp do danych osobowych, ich modyfikowanie, poprawianie oraz usuwanie. Istnieje także możliwość żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych dla celów marketingowych. Dane kontaktowe przedstawiamy poniżej.
- Poufność i bezpieczeństwo : Podejmiemy wszelkie możliwe środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych gości przed ich przypadkową lub niezgodną z prawem zmianą albo utratą, nieuprawnionym użyciem, ujawnieniem lub uzyskaniem do nich dostępu.
- Udostępnianie i transfer danych do państw trzecich : Zastrzegamy sobie prawo do udostępniania danych osobowych gości członkom Grupy Accor lub stronom trzecim (takim jak partnerzy handlowi lub dostawcy usług) w celach opisanych w niniejszych Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych. Podejmiemy odpowiednie środki mające na celu zabezpieczenie procesu udostępniania i transferu danych.
Bliższych informacji na temat 7 zasad ochrony prywatności w Accor można zasięgnąć u osoby kontaktowej ds. ochrony danych w Accorw sposób opisany w punkcie 13 niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych.
4. ZAKRES
Zasady ochrony prywatności gości hotelowych mają zastosowanie do:
- Wszelkich procesów przetwarzania danych przeprowadzanych w hotelach będących własnością Accor lub zarządzanych przez Accor,tj. hotelach należących do Grupy Accor, które działają pod następującymi markami: Sofitel, Pullman, Novotel, Suite Novotel, Grand Mercure, Mercure, MGallery, Ibis, all seasons, Etap Hotel, Hotel F1, Formule 1, Studio 6, Motel6. Powyższa lista jest regularnie aktualizowana.
- Wszelkich stron internetowych Accor, na których można dokonać rezerwacji, , tj. istniejących stron Accor, np. accorhotels.com, oraz stron poszczególnych marek (www.sofitel.com, www.mercure.com, itp.).
Niniejsze Zasady ochrony prywatności gości hotelowych nie dotyczą hoteli objętych franszyzą, niemniej jednak Accor podejmie stosowne wysiłki mające na celu propagowanie 7 zasad ochrony prywatności w Accor Accor a także zapewnienie ich stosowania w praktyce i przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych przez franszyzobiorców.
5. INFORMACJE STANOWIĄCE DANE OSOBOWE
Gość hotelu Accor może przy różnych okazjach zostać poproszony o podanie następujących własnych danych osobowych lub danych osobowych członków rodziny:
- dane kontaktowe: np. imię i nazwisko, numery telefonów, adresy e-mail, adresy pocztowe, itd.;
- inne dane osobowe: data urodzenia, narodowość;
- informacje o dzieciach: imię i nazwisko, data urodzenia oraz wiek;
- dane karty kredytowej (wyłącznie w ramach systemu obsługi transakcji);
- numery kart członkowskich dowolnego programu lojalnościowego Accor, numer członkowski programu „frequent flyer” dla osób często podróżujących samolotem lub dowolnego programu partnerów Accor, w którym jest się zarejestrowanym;
- daty przyjazdu i wyjazdu albo wizyty w naszych hotelach;
- preferencje i zainteresowania, np. pokój dla palących lub niepalących, preferowana lokalizacja pokoju (niższe/wyższe piętro), rodzaj łóżka, preferowane gazety, zainteresowania sportowe i kulturalne;
- wszelkie pytania i komentarze, jakie mogą pojawić się podczas pobytu w jednym z naszych hoteli lub po jego zakończeniu.
Nie zbieramy umyślnie danych osobowych od dzieci poniżej 18 roku życia, za wyjątkiem ich imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz narodowości, które to dane są podawane przez osobę dorosłą w imieniu dzieci lub przez dzieci za pozwoleniem dorosłego. Prosimy dopilnować, aby dzieci nie podawały nam żadnych danych osobowych bez pozwolenia, np. przez Internet. W razie podejrzenia, że dziecko podało nam dane osobowe bez pozwolenia, należy skontaktować się z nami w celu ich usunięcia.
Nie zbieramy umyślnie poufnych danych, takich jak pochodzenie rasowe i etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne i filozoficzne, członkowstwo w związkach zawodowych, stan zdrowia ani szczegółów dotyczących życia seksualnego.
Ponadto, w zależności od obowiązującego prawa, inne dane niż te wyżej wymienione mogą zostać uznane za dane poufne, np. numer karty kredytowej, sposoby wypoczynku, działania o charakterze osobistym i hobby, upodobania kulturalne, palenie/niepalenie tytoniu, itd. Niemniej jednak zebranie przez nas danych uznawanych za poufne może okazać się konieczne w celu spełnienia wymagań gości lub świadczenia określonych usług, np. dotyczących diety lub dostępu do udogodnień dla niepełnosprawnych.
W takim przypadku, jeśli jest to wymagane przez stosowne przepisy prawa, poprosimy gości o wyraźną zgodę na zebranie przez nas i przetworzenie tego rodzaju poufnych danych.
6. KIEDY SĄ ZBIERANE DANE OSOBOWE
Dane osobowe mogą być zbierane między innymi w następujących okolicznościach:
- Czynności związane z pobytem w hotelu, takie jak:
- rezerwacja pokoju w hotelu;
- zameldowanie i wymeldowanie;
- konsumpcja podczas pobytu w hotelu, za którą należność jest dołączana do rachunku za pokój;
- reklamacje, wnioski i/lub spory.
- Udział w programach marketingowych:
- rejestracja w programach lojalnościowych Accor;
- udział w ankietach dla gości i/lub przedstawienie opinii (np. „Badanie poziomu satysfakcji gości”, „Skontaktuj się z nami”; „Opinie gości”; „Satisfait ou invité”);
- konkursy;
- subskrypcja newsletterów, otrzymywanie ofert lub promocji pocztą e-mail.
- Dostarczanie informacji przez dostawców usług będących stronami trzecimi:
- biura turystyczne, biura podróży, systemy rezerwacji GDS, inne ….
- Działania internetowe:
- połączenie z dowolną stroną internetową Accor (adres IP, pliki cookie związane z sesją);
- wypełnianie formularzy danych online (np. podczas rezerwacji online, kwestionariuszy, itd.).
7. PRZEZNACZENIE DANYCH
Danych osobowych używamy do następujących celów:
- Obsługa rezerwacji gości:
- rezerwacja pokoi i żądanych usług noclegowych w hotelach Accor;
- założenie i prowadzenie ewidencji na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej i spełnienia wymogów z zakresu księgowości;
- przetwarzanie danych na potrzeby wewnętrzne, np. prowadzenie listy gości niepożądanych z powodu niepłacenia bądź nieodpowiedniego zachowania, itp.;
- Obsługa pobytu gości w hotelu:
- zbierania danych na temat wykorzystanych usług (korzystanie z telefonu, baru, Internetu, płatnej telewizji, itp.);
- dostęp do pokoi/sal.
- Podnoszenie poziomu naszych usług hotelowych, w tym:
- przetwarzanie danych osobowych w systemie zarządzania relacjami z klientem Accor [Clients Relationship Management (CRM)];
- lepsze zrozumienie i zaspokajanie potrzeb i próśb gości;
- lepsze dostosowanie naszych produktów i usług do oczekiwań gości.
- Rozsyłanie newsletterów, ofert promocyjnych i materiałów marketingowych lub kontaktów z gośćmi dotyczących turystyki, usług hotelowych, promocji w hotelach oraz partnerów Accor. Gość może zrezygnować z subskrypcji newsletterów otrzymywanych w wiadomościach e-mail, klikając odpowiednie łącze w dowolnej tego typu wiadomości.
- Podnoszenie poziomu usług hotelowych Accor, w tym:
- przeprowadzanie ankiet oraz analizowanie opinii i kwestionariuszy wypełnionych przez gości oraz wzorów ich zachowań;
- obsługa reklamacji złożonych przez gości;
- umożliwienie gościom korzystania z naszego programu lojalnościowego.
- Zabezpieczanie i ulepszanie stron internetowych Accor, w tym:
- ułatwianie poruszania się po stronie;
- wdrażanie środków zabezpieczających i zapobiegających oszustwom.
- Zapewnianie zgodności z lokalnymi przepisami (np. dotyczącymi przechowywania dokumentacji biznesowej lub księgowej).
8. UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH
Jako firma o zasięgu globalnym pragniemy zaoferować naszym gościom taki sam poziom usług hotelowych na całym świecie. Z tego względu możemy, z zastrzeżeniem praw gości określonych w punkcie 13 poniżej, być zobligowani do udostępnienia danych osobowych gości odbiorcom wewnętrznym lub zewnętrznym na następujących zasadach:
- Grupa Accor: Możemy udostępnić dane osobowe gości następującym, upoważnionym osobom w jednostkach Accor, które muszą mieć do nich dostęp w celu świadczenia żądanych usług lub podjęcia koniecznych działań wynikających z dostarczenia przez gościa danych osobowych:
- personel hotelu;
- pracownicy działu rezerwacji korzystający z narzędzi rezerwacyjnych Accor;
- dział informatyki, dział obsługi partnerów handlowych oraz dział marketingu;
- służby medyczne (w razie potrzeby);
- dział prawny (w koniecznych przypadkach); oraz
- wszelkie osoby związane z podmiotami Grupy Accor uprawnione do korzystania z określonych kategorii danych.
- Zewnętrzni dostawcy usług i partnerzy: Możemy udostępniać dane osobowe gości następującym stronom trzecim w celu świadczenia żądanych usług na rzecz gości oraz podniesienia komfortu pobytu w naszych hotelach:
- dostawcy usług będący stronami trzecimi: podwykonawcy IT, międzynarodowe „call centers”, banki, dostawcy kart kredytowych; zewnętrzni doradcy prawni, dostawcy usług mailingowych, drukarnie;
- partnerzy handlowi.
- Władze lokalne — dochodzenia wewnętrzne: Możemy również udostępniać informacje władzom lokalnym, o ile jest to wymagane przez lokalne prawo lub stanowi część dochodzeń wewnętrznych prowadzonych w ramach Grupy Accor i jest zgodne z lokalnymi przepisami.
9. TRANSFERY DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH
Możemy przekazać dane osobowe gości w celach określonych w artykule 7 niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych odbiorcom wewnętrznym lub zewnętrznym z krajów o różnych poziomach ochrony danych osobowych.
Z tego względu, poza stosowaniem niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych Accor podejmuje odpowiednie środki, w tym klauzule kontraktowe, aby zabezpieczyć transfer danych osobowych do podmiotu Accor lub zewnętrznego odbiorcy z kraju o poziomie zabezpieczeń danych innym niż poziom obowiązujący w kraju, w którym zbierane są dane osobowe.
10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Accor podejmuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wymagane przez lokalne prawo, w celu zabezpieczenia danych osobowych gości przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem lub przypadkową utratą, nieuprawnionym ujawnieniem lub uzyskaniem do nich dostępu. Z tego względu stosujemy takie środki techniczne jak zapory systemu, oraz środki organizacyjne jak login/skuteczny system ochrony hasłem, ochronę fizyczną, itp.
W celu dokonania rezerwacji może być konieczne podanie szczegółowych danych karty kredytowej — w takim przypadku Accor używa technologii Secure Socket Layer (SSL) do szyfrowania danych osobowych.
11. PLIKI COOKIE ZWIĄZANE Z SESJĄ/ŁĄCZA ZEWNĘTRZNE
Accor używa trwałych plików cookie do obsługi sesji na swoich stronach internetowych oraz do personalizowania dostępu online danego użytkownika (automatyczne rozpoznawanie, lista ulubionych hoteli, itd.).
Ponadto, podczas każdej wizyty gościa na naszych stronach internetowych gromadzimy informacje techniczne na temat jego komputera. Informacje te obejmują, w zależności od okoliczności, adres IP, używany system operacyjny, typ przeglądarki, rozdzielczość ekranu oraz początkowy adres strony internetowej. Gromadzenie tych danych ma na celu podniesienie jakości wizyt na naszej stronie, a informacje te nie są sprzedawane ani przekazywane stronom trzecim. Te tymczasowe pliki cookie stanowią wbudowaną funkcję stosowanej technologii. Większość przeglądarek automatycznie akceptuje pliki cookie, jednak można je usuwać lub wybrać ustawienie umożliwiające automatyczną odmowę akceptowania plików cookie. Ze względu na to, że przeglądarki różnią się między sobą, należy przejść do menu „Pomoc” na pasku narzędzi przeglądarki, aby dowiedzieć się więcej na temat ustawień dotyczących plików cookie. Jednakże, wybranie ustawienia, które nie zezwala na akceptowanie plików cookie, może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji dostępnych na naszej stronie.
Możemy proponować reklamy lub łącza do stron internetowych stron trzecich, które za pomocą plików cookie mogą zbierać dane osobowe w momencie, gdy użytkownik przegląda lub klika zawartość reklamową tych stron. Accor nie jest w stanie kontrolować takiego sposobu gromadzenia informacji i nie przyjmuje odpowiedzialności za tego rodzaju praktyki zbierania, wykorzystywania czy ujawniania danych przez strony trzecie. W przypadku jakichkolwiek pytań związanych z wykorzystywaniem danych osobowych zbieranych przez dostawców reklam czy innych treści należy skontaktować się bezpośrednio z nimi.
Wizyty na stronach internetowych tego rodzaju stron trzecich nie podlegają niniejszym Zasadom ochrony prywatności gości hotelowych. Accor nie bierze odpowiedzialności za żadne zasady lub praktyki ochrony prywatności stosowane na jakichkolwiek stronach internetowych stron trzecich, do których można uzyskać dostęp poprzez strony Accor.
12. PRZECHOWYWANIE DANYCH
Przechowujemy dane osobowe gości przez okres niezbędny dla celów określonych w niniejszych Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych lub dozwolonych w ramach obowiązującego prawa.
13. DOSTĘP, MODYFIKACJA, SPRZECIW
Gość ma prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, modyfikować je oraz usuwać. Może także odmówić zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych zgodnie z niniejszymi Zasadami ochrony prywatności gości hotelowych, o ile ma po temu uzasadnione powody. Jednakże, w przypadku braku zgody, w pewnych okolicznościach możemy nie być w stanie dostarczyć gościowi żądanych usług.
W razie chęci skorzystania z przysługujących praw dotyczących danych osobowych przechowywanych w określonym hotelu, należy skontaktować się bezpośrednio z tym hotelem.
W celu żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych lub W przypadku jakichkolwiek problemów z egzekwowaniem przysługujących praw, należy zasięgnąć pomocy u osoby kontaktowej ds. ochrony danych w Grupie Accor:
ACCORData Privacy Dpt.
Immeuble Odyssey
110 Avenue de France
75210 Paris Cedex 13, Francja
W celu ochrony prywatności wszystkich gości Grupy Accor przed realizacją wniosku gościa musimy odpowiednio potwierdzić jego tożsamość. Możemy w związku z tym zażądać kopii ważnego dokumentu tożsamości jak aktualne prawo jazdy, dowód osobisty czy paszport.
Jeśli dane osobowe są niedokładne, niepełne lub nieaktualne, należy wysłać wniosek o ich skorygowanie do Działu ds. ochrony prywatności w Accor (Accor Dpt. Data Privacy). Wnioskami o korektę danych zajmiemy się możliwie najszybciej lub zgodnie z obowiązującym prawem.
14. AKTUALIZACJE
Zgodnie z poniższymi informacjami, co pewien czas możemy wprowadzać zmiany do niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych. Dlatego zachęcamy do regularnego czytania niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych, a także w każdym przypadku dokonywania rezerwacji w jednym z naszych hoteli. Data ostatniej aktualizacji treści Zasad ochrony prywatności gości hotelowych:…….
15. PYTANIA I KONTAKT
W razie jakichkolwiek pytań odnośnie niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych lub ogólnych metod przetwarzania danych osobowych przez Accor należy skontaktować się z naszym Działem ds. ochrony prywatności (Data Privacy Dpt.) w sposób opisany w punkcie 13 powyżej.